Recibo de aluguel: o que deve conter e por que o proprietário deve emitir

Todo mês o inquilino paga o aluguel e, muitas vezes, também o condomínio, o IPTU e outros encargos do imóvel. Quem aluga por conta própria em Fortaleza costuma receber por PIX e considerar o assunto encerrado com o comprovante do banco. A Lei do Inquilinato, porém, pede um documento a mais: o recibo discriminado.

O proprietário é obrigado a dar recibo?

Sim. Entre as obrigações do locador, a Lei 8.245/91, artigo 22, inciso VI, determina: "fornecer ao locatário recibo discriminado das importâncias por este pagas, vedada a quitação genérica". A regra vale para a locação residencial e para a comercial, esteja o contrato escrito ou não.

A lei trata a recusa com mais rigor em um caso específico. O artigo 44, inciso I, define como crime "recusar-se o locador ou sublocador, nas habitações coletivas multifamiliares, a fornecer recibo discriminado do aluguel e encargos", com pena de detenção de três meses a um ano, que pode ser substituída por prestação de serviços à comunidade. O parágrafo único do mesmo artigo permite ao prejudicado reclamar multa de doze a vinte e quatro meses do valor do último aluguel atualizado. Fora desse caso, a obrigação do artigo 22 continua valendo para qualquer locação.

O Código Civil reforça o ponto pelo lado de quem paga: "O devedor que paga tem direito a quitação regular, e pode reter o pagamento, enquanto não lhe seja dada" (artigo 319).

O que é quitação genérica e por que ela é vedada

Quitação genérica é o recibo que diz apenas "recebi a quantia de R$ X referente ao aluguel", sem separar os itens e, às vezes, sem indicar o mês. A lei proíbe esse formato porque ele não permite saber o que foi pago.

Se o inquilino pagou o aluguel, mas não a cota de condomínio, ou se pagou o mês de março com atraso junto com abril, o recibo genérico deixa dúvida sobre qual dívida foi quitada. Com o recibo discriminado, cada valor fica ligado ao seu item e ao seu mês, o que protege o inquilino de uma cobrança indevida e o proprietário de alegações de pagamento que não houve. Um cuidado: pelo artigo 322 do Código Civil, nos pagamentos periódicos, a quitação da última parcela faz presumir, até prova em contrário, que as anteriores foram pagas. Se um mês ficou em aberto, o recibo seguinte deve indicar o mês a que se refere. Isso ajuda muito quando é preciso cobrar um aluguel atrasado.

O que o recibo de aluguel deve conter

O artigo 320 do Código Civil diz que a quitação deve designar "o valor e a espécie da dívida quitada, o nome do devedor, ou quem por este pagou, o tempo e o lugar do pagamento, com a assinatura do credor, ou do seu representante". Aplicado ao aluguel, o recibo deve trazer:

• nome e CPF ou CNPJ do locador (ou da administradora que recebe em nome dele) e do locatário;
• endereço completo do imóvel locado;
• mês de referência do pagamento;
• valor de cada item, separado: aluguel, cota de condomínio, IPTU, taxas e outros encargos previstos no contrato, além de multa e juros quando houver atraso;
• valor total pago;
• data e local do pagamento e a forma usada (PIX, transferência, boleto, dinheiro);
• assinatura do locador ou de quem o representa.

Os itens que entram no recibo dependem do que o contrato coloca por conta do inquilino. A divisão de despesas está explicada nos artigos sobre quem paga o condomínio e a taxa extra e sobre o IPTU do imóvel alugado em Fortaleza. O contrato de aluguel deve definir esses encargos.

Um exemplo com números hipotéticos: aluguel de R$ 2.000, condomínio de R$ 600 e parcela de IPTU de R$ 150, total de R$ 2.750. O recibo mostra os três valores separados, o mês de referência e o total, e não apenas "R$ 2.750 referente à locação".

Para montar o recibo nesse formato, o site tem um gerador de recibo de aluguel gratuito, que separa os valores, escreve o total por extenso e deixa o documento pronto para imprimir ou salvar em PDF.

Comprovante de PIX substitui o recibo?

O comprovante bancário prova a transferência e tem peso: o parágrafo único do artigo 320 do Código Civil diz que, mesmo sem os requisitos do recibo, "valerá a quitação, se de seus termos ou das circunstâncias resultar haver sido paga a dívida".

O que o comprovante normalmente não mostra é a discriminação exigida pela Lei do Inquilinato: a que mês o valor se refere e quanto foi para aluguel, condomínio ou IPTU. Por isso, o comprovante funciona bem como prova complementar, e o recibo discriminado continua sendo a obrigação do locador. Uma prática simples é emitir o recibo mensal e guardá-lo junto com o comprovante do PIX correspondente.

Recibo de aluguel no Imposto de Renda

Segundo o Perguntas e Respostas do IRPF da Receita Federal (edição 2023, perguntas 017 e 020), quem recebe aluguel deve informar os valores recebidos como rendimento tributável, e quem paga aluguel a pessoa física deve informá-los na ficha "Pagamentos Efetuados" da declaração, mesmo que opte pelo desconto simplificado.

Para o proprietário que recebe de inquilino pessoa física, eles também servem de base para o carnê-leão mensal, explicado no artigo sobre Imposto de Renda do aluguel e carnê-leão. Separar no recibo o que é aluguel e o que é condomínio ou IPTU evita declarar como rendimento valores que apenas passaram pelas mãos do proprietário para pagar despesas do imóvel.

Por quanto tempo guardar os recibos

O Código Civil fixa em três anos o prazo de prescrição da "pretensão relativa a aluguéis de prédios urbanos ou rústicos" (artigo 206, parágrafo 3º, inciso I). Cada aluguel pode ser cobrado em até três anos contados do vencimento. Por isso, o inquilino deve guardar seus recibos e comprovantes por pelo menos três anos, e o proprietário deve manter cópia do que emitiu pelo mesmo prazo.

Como os recibos também sustentam a declaração do Imposto de Renda, vale conferir com o contador o prazo de guarda para fins fiscais.

Como fazemos

Nos imóveis que administramos em Fortaleza, o proprietário recebe todo mês um extrato com os valores da locação e, no início do ano, o informe de rendimentos para a declaração do Imposto de Renda. O carnê-leão é do proprietário, e nossa equipe dá suporte para que ele faça o recolhimento corretamente. Os carnês de IPTU dos imóveis administrados são controlados internamente.